4 passos para ter um escritório zero papel

4 passos para ter um escritório zero papel

4 passos para ter um escritório zero papel

O conceito de paperless – um escritório zero papel em que os documentos físicos são convertidos em arquivos digitais – é considerado por muitos gestores um objetivo distante de ser alcançado. É verdade que para chegar a essa realidade é preciso envolver vários stakeholders, porém as contrapartidas para a empresa são muitas.

Dentre os benefícios, podemos citar o melhor cumprimento das normas de compliance, devido à facilidade em armazenar e organizar arquivos regulatórios; redução de custos com impressões e equipe para classificar os documentos; e uma resposta mais rápida às solicitações de gestores e auditores.

Sabendo de todos esses pontos a favor de uma administração paperless, como chegar até ela? Separamos algumas etapas que podem ajudar. Confira!

  1. Comece por seu escritório

Muitas empresas reservam ambientes em suas sedes para o armazenamento de arquivos e também para os profissionais que os organizam. Se são documentos que raramente são acessados, terceirizar essa atividade é a melhor saída para garantir a segurança dos materiais e melhorar o uso do espaço. A maioria das médias e grandes companhias utiliza serviços de digitalização para os registros que precisam ser mantidos devido às questões de legislação ou governança corporativa.

  1. Estruture o acesso digital

Uma vez que os documentos não estão mais em seu escritório, é preciso fazer com que a informação possa ser vista digitalmente. Tome cuidado para que os arquivos não sejam apenas escaneados e enviados por e-mail, uma vez que esse processo pode deixar brechas para ataques cibernéticos e tomar espaço em seu computador. O ideal é que tudo esteja disponível em uma plataforma on-line.

  1. Documentos ativos sinalizam a necessidade de tecnologia

Se seus processos são atrelados à emissão de papel, seja para formalizar atividades, ou então para direcionar ações dentro da companhia, ou são frequentemente consultados, isso significa que você lida com documentos ativos. Em muitas empresas esse tipo de registro é manuseado pelo setor de RH, no caso de informações dos colaboradores; por departamentos regulatórios, como Auditoria ou Contabilidade, que lidam com recibos e contratos; e lideranças em geral.

Para administrar tudo isso, conte com uma tecnologia específica para gestão documental, que inclui elementos, como digitalização de arquivos e possibilidade de acessá-los remotamente, com um fluxo de automação estruturado para aprovações e preenchimentos de dados, controle de quem pode visualizar a informação, e notificações para sinalizar a necessidade de atualização ou expiração de documentos.

  1. Cuide da governança e do compliance

É importante ter atenção a essas duas frentes em sua corporação, pois podem ser suas principais aliadas na adoção do paperless. Se arquivos digitais são aceitos por agências regulatórias e auditores, por que manter a versão física? Se já passou o prazo para retenção de determinado documento, por que guardá-lo? A governança definida para a gestão da informação em sua empresa pode ajudá-lo com isso, verificando oportunidades e processos em que a eliminação do papel é possível.

A trajetória até um escritório zero papel é longa, mas seguindo esses quatro passos você poderá diminuir a guarda e emissão de documentos físicos sem necessidade, e trazer mais eficiência a seus processos.