Conheça os principais desafios da digitalização de registros corporativos

Conheça os principais desafios da digitalização de registros corporativos

Conheça os principais desafios da digitalização de registros corporativos

A gestão de documentos está mudando para o mundo digital, mas isso não significa que o papel vai simplesmente desaparecer. A gestão de documentos físicos deve se tornar uma função integrada dentro da gestão de registros digitais, e a única maneira de acompanhar essa evolução e manter-se em conformidade com as leis é contar com uma estratégia consistente para a gestão de informações que vá além da simples digitalização e armazenamento de documentos eletrônicos.

Para isso, as empresas precisam de uma abordagem estratégica para a guarda e a gestão de documentos para reduzir riscos, garantir compliance e reduzir custos. No entanto, existem vários aspectos tecnológicos e culturais dentro das empresas que representam desafios para a digitalização de registros corporativos, e o modo como as informações estão distribuídas é a origem da maioria desses obstáculos.

Informações distribuídas em silos

Na maioria das grandes empresas, os documentos estão espalhados em uma grande variedade de sistemas, aplicações, departamentos, mídias e localizações físicas, tornando muito mais difícil sua localização e acesso.

Isso acaba ocupando muito tempo dos profissionais, que além de terem de se dedicar à manutenção das informações, gastam muito tempo buscando dados – tempo que poderia ser usado para aumentar a produtividade e dar mais agilidade aos processos.

Essa abordagem também dá pouca visibilidade à empresa para identificar pontos de redução de custos no armazenamento, além de consumir mais espaço físico que o necessário. Com isso, a empresa acaba tendo uma parte valiosa de seu espaço ocupada por atividades que não fazem parte do core-business da organização.

Como os silos impedem que as empresas contem com processos e procedimentos consistentes de gestão documental, acabam enfrentando uma série de ineficiências operacionais.

Uma empresa especializada na guarda e na gestão de documentos é a melhor maneira de lidar com esse problema, pois conta com uma equipe de profissionais com alto nível de expertise capaz de identificar oportunidades de aumentar a eficiência na gestão de registros corporativos. Ao terceirizar essa tarefa, a empresa ainda libera espaço valioso que pode ser usado na expansão do negócio, e deixa seus funcionários livres para que possam se dedicar a atividades mais estratégicas.

Uma boa gestão documental garante à empresa maior agilidade na busca, no acesso e na produção de documentos, o que pode representar uma vantagem competitiva significativa, afinal, em um cenário cada vez mais competitivo, a otimização de cada componente do negócio pode representar uma grande oportunidade de diferenciação.

Como a digitalização de documentos pode ajudar

As tecnologias digitais oferecem às empresas a possibilidade de reduzir custos e riscos ao permitirem reduzir a quantidade de papel armazenada e implementar soluções para uma gestão de documentos em papel completamente alinhada à gestão de documentos eletrônicos.

Para isso, as organizações precisam da fundação e das tecnologias certas para enfrentar os principais desafios da digitalização de documentos. Isso inclui melhorar a eficiência dos fluxos de negócio e criar uma cultura que reforce compliance em todos os departamentos.

Para garantir a qualidade em todo o processo de digitalização, a Access segue uma série de etapas controladas e o uso de tecnologias que garantem a adequação dos documentos às exigências regulatórias, como o uso de assinatura digital padrão ICP-Brasil. Conheça o serviço de Digitalização de Documentos.