Conheça os riscos que sua empresa evita com um serviço de gestão documental

Conheça os riscos que sua empresa evita com um serviço de gestão documental

Conheça os riscos que sua empresa evita com um serviço de gestão documental

Conheça os riscos que sua empresa evita com um serviço de gestão documental

Hoje mais do que nunca é essencial que as empresas otimizem todos os aspectos do seu negócio e a guarda e a gestão documental, apesar de não ser vista como um componente estratégico, certamente é um desses pontos, pois pode impactar de maneira significativa na produtividade dos funcionários e no uso de cada espaço disponível no escritório.

Quando estão “soterradas” em caixas com documentos de papel, é impossível pensar na expansão do negócio. Além disso, os funcionários ficam ocupados demais com a organização da papelada e, posteriormente, na busca das informações de que precisam para seguir com processos críticos de negócio.

Isso pode impactar de maneira significativa os níveis de satisfação do cliente devido à lentidão das entregas, afetando a lucratividade e gerando uma série de problemas de compliance – especialmente quando documentos parecem se perder ou surgem danificados.

Um serviço de gestão documental pode ajudar empresas a organizar e armazenar seus documentos em um local seguro. Mesmo que alguns negócios optem por comprar espaços adicionais para armazenar suas informações, guardando-as em caixas em salas trancadas, isso não resolve o problema dos riscos gerados pelo grande volume de dados no escritório.

Ao armazenar documentos fora do escritório, a empresa economiza dinheiro e dá a seus funcionários o espaço de que precisam para trabalhar de maneira eficiente. O excesso de papéis, além de ocupar espaço, dificulta a busca por informações importantes quando necessárias, obrigando a equipe a se debruçar sobre caixas e pastas durante horas para encontrar os dados de que precisam. Um serviço de gestão documental garante a precisão das informações e sua disponibilidade com o máximo de eficiência.

Além de deixar o escritório mais livre, um serviço de gestão documental oferece uma espécie de alívio aos gerentes e diretores em relação à segurança de informações sensíveis. Com documentos guardados externamente, não é preciso se preocupar com a possibilidade de funcionários não autorizados terem acesso a informações confidenciais.

Os centros de armazenamento profissional entendem a importância das informações confidenciais para a continuidade do negócio e os riscos que podem trazer caso caiam em mãos erradas e, por isso, oferecem um ambiente altamente controlado por meio de vigilância 24 horas e múltiplos sistemas de proteção, incluindo controle de acesso sofisticado e mecanismos de proteção contra incêndios, inundações e umidade.

Mesmo empresas pequenas correm riscos

Mesmo os pequenos negócios correm riscos armazenando documentos em caixas, gerando uma série de custos associados à guarda documental – não apenas os custos das caixas, mas o custo de tempo dos funcionários que precisam retirar as informações necessárias. No caso das pequenas empresas, que geralmente contam com mão de obra reduzida, isso é ainda mais arriscado, pois gera um sério obstáculo ao crescimento.

Ao contar com um parceiro para a guarda e gestão documental, os pequenos negócios podem melhorar processos e abrir espaço para de fato expandir a empresa, alocando funcionários em departamentos capazes de impactar diretamente os resultados, como o departamento comercial.

A Access conta com diversos serviços de armazenamento físico para empresas dos mais diversos segmentos. Por meio do serviço de armazenamento externo de registros, por exemplo, você pode armazenar, administrar e destruir de maneira segura os registros físicos nos centros externos de armazenamento da Access, que contam com as mais sofisticadas tecnologias para garantir a proteção dos seus dados. Conheça aqui o serviço de armazenamento externo de registros.