Entenda as vantagens de unir o RH e a TI para a segurança dos documentos

Entenda as vantagens de unir o RH e a TI para a segurança dos documentos

Entenda as vantagens de unir o RH e a TI para a segurança dos documentos

O uso cada vez maior de tecnologias, especialmente as associadas às mudanças no modelo de trabalho, aumentaram a importância do relacionamento entre RH e TI nas estratégias de segurança dos documentos, principalmente na proteção dos arquivos.

O RH e a TI afetam todos os funcionários da empresa. Conheça três áreas em que a união entre esses departamentos é crítica para a proteção dos documentos, evitando vazamentos de informações.

Admissão e demissão de funcionários

O bom recebimento do funcionário na empresa é essencial para manter bons níveis de retenção e engajamento. Isso inclui dar a ele acesso aos sistemas e aos softwares adequados assim que ele começa a desempenhar suas funções. Porém, o desligamento de um empregado também é um processo crítico, especialmente do ponto de vista da segurança.

Quando um funcionário deixa a empresa, o departamento de TI ou outros profissionais responsáveis por dar acesso aos sistemas devem garantir que sua permissão seja removida. Porém, o aumento no número de sistemas que os funcionários usam para realizar suas funções tornou essa tarefa mais difícil.

Por isso, é importante que o acesso a sistemas esteja alinhado com os cargos e posições dentro da empresa. Fluxos de trabalho automatizados podem oferecer notificações e processos de desativação mais fáceis quando um colaborador deixar a organização. Com isso, o RH pode garantir que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos de toda a instituição.

Treinamento e conscientização

A equipe de TI geralmente fica responsável por criar programas de treinamento para conscientizar os funcionários em relação à segurança dos dados. No entanto, sem incluir o RH nesse planejamento, acabam adotando uma abordagem única para todos os funcionários da empresa, gerando cursos com pouco ou nenhum engajamento que não acrescentam em nada na proteção de dados.

A solução para isso é contar com treinamentos personalizados, em que os funcionários entendam como isso afeta seu trabalho. Direcionar o treinamento para o que é mais significativo para o cargo de cada indivíduo e torná-lo uma parte da orientação dos novos funcionários é essencial.

Recrutamento e seleção

O recrutamento e a retenção são áreas que representam uma série de desafios para a TI e o RH, e as notícias sobre violações de dados afastam os talentos e reduzem os níveis de retenção. Além disso, a área de segurança da TI enfrenta uma grande escassez de profissionais.

A contratação de funcionários é a saída para preencher a lacuna de habilidades nas empresas, e o RH desempenha um papel importante no suporte à busca desses colaboradores e na identificação de empresas especializadas em substituições temporárias de profissionais de segurança.

Cada vez mais empresas estão buscando indivíduos com pouca experiência, mas com alto potencial. Programas educacionais corporativos podem ajudar a empresa a adquirir rapidamente as habilidades de que precisa para garantir a segurança das informações.

A digitalização de grandes volumes de documentos pode trazer mais segurança aos documentos do RH, e ajudar a TI a vencer os principais desafios da gestão de documentos na empresa, garantindo maior produtividade e melhores resultados de negócio. Conheça o serviço de Digitalização de Documentos e saiba como a Access garante a qualidade em todo o processo.