Gestão de Informações – um desafio

Gestão de Informações – um desafio

Gestão de Informações – um desafio

Maio, mês em que se comemora o Dia das Comunicações, é possível afirmar que vivemos um período com volume intenso de tráfego de informações, mas números revelam que poucas estão devidamente guardadas.

No dia 5 de maio é comemorado o Dia das Comunicações, data de nascimento de Marechal Rondon, responsável pela instalação de mais de dois mil quilômetros de linhas telegráficas no Brasil. Desde o promissor ato do homenageado, entre 1890 a 1916, já passamos pela Era Industrial e também pela Era da informação – também conhecida como Era digital-, nome dado ao período após a década de 1980, que reuniu invenções revolucionárias, como o microprocessador, a rede de computadores, a fibra óptica e o computador pessoal. Nunca, no entanto, fomos tão expostos a todo tipo de informação como na atualidade, já apelidada de “Era 2.0”. Com isso, fica uma questão: para onde vão tantas informações? Especialmente no âmbito empresarial, em que a troca de documentos e registros impacta diretamente os negócios.

Para a Access, que atua há mais de dez anos na área de BPO (Business Process Outsourcing) para gestão de documentos, muito pouco é devidamente guardado, seja do ponto de vista acesso – saber onde ficam determinados documentos e geri-los adequadamente -, ou segurança, pensando na proteção adequada para cada tipo de arquivo, já que grande parte das informações ainda está no formato físico, como papel e mídias. “Tecnicamente um processo comunicacional envolve um emissor, um receptor e uma mensagem em si. Arrisco sugerir a inclusão de um gestor para todo este processo”, comenta Marcelo Araujo, diretor comercial, com base em dados que revelam:

  • Arquivos tipicamente ativos crescem na proporção de 25% ao ano;
  • Gestores gastam quatro semanas por ano procurando informações, devido aos problemas com o armazenamento inadequado ou com a desorganização dos seus arquivos em locais próprios;
  • Funcionários podem perder duas horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos da sua empresa;
  • 90% das informações, uma vez arquivadas, nunca serão consultadas novamente;
  • 95% das consultas são de informações com menos de 3 (três) anos;
  • No mínimo 2/3 das informações guardadas pelas empresas em suas dependências podem ser removidas de onde estão, ou mesmo destruídas por serem obsoletas ou, ainda, serem transferidas para outras dependências ou estabelecimentos que originem menores custos e despesas;
  • Entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados;
  • O custo de recriação de um documento é de US$ 120, em torno de R$ 350;
  • Empresas desarquivam para consulta de 2% a 7% dos papéis e dos dados eletrônicos;
  • No computador, usuários gastam 7,5% de seu tempo à procura de arquivos;
  • 67% dos dados perdidos são diretamente relacionados a erros dos usuários, o que os torna 30 vezes mais ameaçados por vírus, fator que lidera a causa da perda de dados;
  • 30% de toda a papelada é inútil e poderia ser eliminada; 37% das fotocópias impressas são desnecessárias;

Grandes organizações perdem um documento a cada 12 (doze) segundos.