Por que você deve optar por um centro de armazenamento profissional

Por que você deve optar por um centro de armazenamento profissional

Por que você deve optar por um centro de armazenamento profissional

A desorganização, que geralmente surge com o excesso de documentos, pode trazer uma série de consequências negativas para negócios de todos os tamanhos, especialmente diante da obrigatoriedade de cumprir com prazos para a guarda de documentos que podem chegar a até trinta anos. Diante deste cenário, otimizar componentes como a guarda e a gestão de documentos pode ser um grande diferencial competitivo, pois traz mais segurança e agilidade aos processos de negócio.

Os centros de armazenamento profissionais podem ajudar as empresas a organizar e armazenar registros em locais seguros. Mesmo que você opte por usar uma sala vazia dentro da própria empresa para armazenar documentos, ou ainda prefira alugar um espaço só para isso, ainda não vai resolver o problema de conseguir acessar as informações com velocidade, que só é possível através do gerenciamento eletrônico dos documentos..

Armazenar dados em um centro de armazenamento profissional e externo à empresa permite que as organizações economizem mais do que qualquer solução de armazenamento interno, dando aos funcionários o espaço de que precisam para manter altos níveis de produtividade e desempenho.

Além economizar espaço valioso para a expansão do negócio e para o aumento da produtividade, ao contar com os serviços de um centro de armazenamento profissional, você conta com mais segurança para informações sensíveis. Ao mitigar essas preocupações, você pode se concentrar mais na gestão da produtividade e no aumento da receita.

Confira mais razões por que você deve contar com um centro de armazenamento profissional:

Garanta mais agilidade para suas operações

É difícil manter a organização quando sua empresa está sobrecarregada de documentos. Além de ser difícil encontrar informações importantes quando necessárias, os funcionários precisam dedicar seu tempo à manutenção de caixas, armários, pastas e pilhas de registros, reduzindo a eficiência e a produtividade.

Uma melhor organização garante mais agilidade na busca por informações. Um estudo recente divulgado por um grupo de empresas descobriu que a maioria das falhas dos bancos durante a crise de 2008 a 2010 não foi por culpa da falta de empatia dos funcionários. Uma série de indivíduos que trabalhavam nos bancos expressou raiva do fato de não terem acesso aos documentos adequados e, consequentemente, não poderem ajudar.

Independente da sua indústria, a organização é importante para garantir agilidade no acesso aos documentos necessários e, consequentemente, maior produtividade.

Obtenha mais segurança para informações sensíveis

Empresas com informações sensíveis precisam mantê-las protegidas o tempo todo. Alguns dados precisam ser protegidos até de funcionários não autorizados para evitar que caiam em mãos erradas. Os centros de armazenamento profissionais sabem como manter informações confidenciais em segurança, mantendo-as em um ambiente controlado.

Na maioria das empresas, os funcionários têm acesso a informações às quais não deveriam ter. Registros pessoais de funcionários, por exemplo, devem ser protegidos e visualizados apenas por quem precisa ter acesso a eles.

A digitalização de informações torna mais fácil a proteção desses dados, porém, mesmo que a empresa opte por continuar com a documentação em papel, é possível protegê-las ao colocá-las em centros de armazenamento profissionais, evitando que caiam em mãos erradas.

Os serviços de armazenamento de documentos e informações da Access oferecem soluções altamente seguras e eficientes. São mais de 216 mil metros cúbicos de edificações distribuídos em São Paulo, Rio de Janeiro e Itupeva, com unidades estrategicamente localizadas dentro de áreas especialmente protegidas e que seguem todos os requisitos para a guarda física de documentação. Conheça o serviço de Guarda e Gestão Documental.