Saiba como evitar riscos de compliance na gestão de documentos do RH

Saiba como evitar riscos de compliance na gestão de documentos do RH

Saiba como evitar riscos de compliance na gestão de documentos do RH

Documentos trabalhistas precisam ser mantidos pelo prazo de cinco anos, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho, segundo o artigo 7º, XXIX, da Constituição Federal e o artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Diante deste cenário, os departamentos de RH enfrentam uma série de desafios críticos envolvendo a gestão de documentos do RH e compliance.

Entre as principais preocupações estão os documentos ausentes ou incompletos, a manutenção de registros incompatível com o tempo que os documentos devem ser retidos ou com os procedimentos durante auditorias, e os riscos associados ao compartilhamento de documentos.

Felizmente, esses obstáculos podem ser vencidos com algumas boas práticas e com os recursos certos. Continue acompanhando nosso post e entenda:

Registros incompletos

Apesar de algumas empresas contarem com agências responsáveis por coletar parte dos documentos dos funcionários, é o RH que tem a responsabilidade de manter esses arquivos completos. Como hoje os departamentos de RH usam múltiplos sistemas para gerir esses documentos, manter essas informações sempre acessíveis e atualizadas é um desafio.

Arquivos pessoais atualizados são a principal defesa durante processos judiciais. No entanto, documentos incompletos, como avaliações de desempenho e cartas de demissão perdidas, são um pesadelo para as organizações.

Manutenção de registros inadequada

Os critérios para a retenção de documentos também são um grande desafio para o RH. Toda empresa precisa contar com um calendário de retenção de documentos e políticas bem definidas para cobrir o que é criado e retido, por quem e em que localização. As organizações também precisam de uma política e de mecanismos para preservar esses registros em caso de auditoria ou processos judiciais até que a questão seja resolvida.

A retenção de documentos gera uma série de custos. E, caso você tenha em sua posse registros que deviam ter sido destruídos, eles podem se tornar parte de uma ação judicial. Portanto, um cronograma de retenção adequado deve prever a destruição segura de documentos.

Para manter um programa de manutenção de registros adequado, o RH deve gerir documentos e informações ao longo de todo o ciclo de vida do funcionário, desde a contratação até a aposentadoria. Na medida em que novas regras, políticas e leis forem implementadas, os arquivos precisam ser atualizados, e os documentos ultrapassados precisam ser revistos e destruídos.

Reinvindicações de ex-funcionários são outra razão para contar com uma manutenção adequada de registros. Empresas com alta taxa de rotatividade gastam muito tempo respondendo essas demandas, portanto, quando os documentos não estão em boas condições, é impossível responder com a agilidade necessária.

Compartilhamento de documentos

Os arquivos dos funcionários precisam estar em uma sala trancada e com um sistema de registros de quem teve acesso às informações. O compartilhamento de documentos do RH com pessoas que não têm essa função gera uma série de problemas de compliance. Funcionários podem querer uma cópia dos documentos que assinaram, seus gestores podem querer ter acesso a registros de avaliações de desempenho, e os documentos também podem ser compartilhados com um conselho ou com auditores externos durante uma investigação ou uma auditoria.

Devido à natureza sensível dos dados dos funcionários, uma violação pode levar ao roubo de identidade ou a consequências piores, portanto, o RH precisa protegê-los.

É importante que as empresas treinem os gestores para entender seu papel na manutenção do programa de conformidade – políticas e procedimentos só são efetivos quando são apoiados por treinamentos e conscientização.

Também é importante que as empresas identifiquem continuamente áreas de melhora ou, de preferência, implementem as tecnologias certas para melhorar a performance de seus processos constantemente.

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