A importância e as vantagens da gestão documental nas empresas

A importância e as vantagens da gestão documental nas empresas

A importância e as vantagens da gestão documental nas empresas

Todo empresário brasileiro convive com um volume monstruoso de documentos em suas empresas, e que não podem ser descartados. Para tentar se livrar desse problema, eles acabam adotando medidas equivocadas, como o armazenamento em salas inadequadas, desorganização documental, propiciando alto risco de perda, exposição das informações, dificuldade e demora para localizar documentos com urgência. Além do fato de dedicarem espaços, com o m² caríssimo nas grandes cidades e recursos humanos apenas para a guarda de documentos, aumentando ainda mais o custo indireto da empresa, e prejudicando diretamente o Ebitda. Então o que parecia ser simplesmente um monte de papel, acaba se tornando o vilão dos maus resultados na sua gestão.

A melhor saída para retomar o crescimento e bons resultados, chama-se BPO (business process outsourcing) para gestão documental. As vantagens com a implementação da gestão documental são imensas e podem ser vistas com a certeza da segurança da informação, praticidade e velocidade para localizar virtualmente um dado importante em momentos emergenciais, já que todos os documentos podem ser digitalizados e estarem disponíveis através de um portal, para você acessar onde e quando precisar, local apropriado para a guarda documental liberando espaço nas empresas, restrição e permissão de acesso aos funcionários autorizados e software altamente veloz para a busca da informação com tecnologias que permitem acompanhamento detalhado, anotações, relatórios e outros procedimentos eficazes para o dia a dia da companhia.

A implementação da gestão de documentos torna-se cada vez mais necessária nas organizações. A informação é o maior tesouro da empresa e deve ser tratada como algo valioso.

Nós da Access desenvolvemos os mais avançados sistemas para a Gestão de Documentos. A nova versão da plataforma All Store emprega a mesma tecnologia utilizada nos maiores sites de busca do mundo, trazendo a informação precisa em segundos.