Adapte sua empresa à transformação digital

Adapte sua empresa à transformação digital

Adapte sua empresa à transformação digital

Adapte sua empresa à transformação digital

A transformação digital se tornou praticamente uma questão de sobrevivência para os negócios de hoje, com clientes cada vez mais digitais e móveis. Com isso, processos baseados apenas em papel estão se mostrando ineficientes e vulneráveis a uma série de erros.

Com o papel se tornando um verdadeiro obstáculo para a produtividade e a agilidade das empresas, a digitalização e as soluções na nuvem têm crescido consideravelmente na tecnologia, gerando escritórios com cada vez menos caixas cheias de documentos empoeirados.

A redução da quantidade de papel no escritório é um dos primeiros passos para garantir a adaptação das empresas brasileiras à transformação digital. Veja a seguir algumas boas práticas de negócio para dar início a esse processo no seu negócio:

Transforme seus processos digitalmente

A necessidade de encontrar e compartilhar informações rapidamente a qualquer momento e de qualquer lugar tem tornado o acesso aos dados uma prioridade nas empresas. Para isso, reduzir a quantidade de papel é uma parte importante das estratégias de transformação digital na medida em que os negócios buscam reduzir custos e a quantidade de tarefas repetitivas delegadas à equipe.

Por isso, é importante criar um fluxo de trabalho que inclua a digitalização de documentos assim que eles começam a fazer parte de algum processo. Assim, podem ser manuseados de maneira digital, gerando mais agilidade. Empresas de todos os tamanhos já estão implementando soluções e ferramentas reduzir cada vez mais a quantidade de papel necessária para cada etapa dos seus processos de negócio.

Tire os papéis dos escritórios

Sua empresa provavelmente foi uma das várias que cresceu gerando documentos, mas contar com uma sala dedicada apenas para guardar caixas e mais caixas de papéis está ficando cada vez mais difícil. O custo de espaço do seu escritório deve ser destinado a atividades que dão suporte ao negócio e seus principais drivers.

Mudar para escritórios mais bem localizados, porém, mais compactos faz parte da nova estratégia de muitas organizações. Nesse caso, cada metro quadrado deve ser usado com máximo de sabedoria. Documentos que não são acessados com frequência, por exemplo, podem ser movidos de maneira eficiente e segura para serviços de guarda e gestão de documentos terceirizados.

Acesse tudo digitalmente

Se você precisar de algum documento armazenado externamente ou de algum documento inativo, faça isso de maneira digital. Isso pode ser chamado de “escaneamento sob demanda”, ou captura, e a maioria dos serviços de gestão de documentos oferecem esse recurso.

O que você, certamente, deve evitar é enviar documentos escaneados por e-mail, devido a uma série de riscos de segurança. Não importa quem foi o responsável por criar uma versão digital do documento, todas essas informações devem ser armazenadas em tecnologias dedicadas apenas à gestão documental.

É claro que um negócio totalmente sem papéis é impossível, especialmente no Brasil, em que a maioria das leis exige que a documentação original em papel seja mantida por longos períodos. No entanto, a eliminação do papel dos processos de negócio deve ser um exercício constante para adaptar sua empresa aos avanços da transformação digital.

A Access conta com centros de imagem com profissionais altamente qualificados e scanners de última geração para transformar informações criadas em papel, microfilme e microficha em arquivos digitais. Saiba mais sobre o serviço de digitalização de documentos.