Como sua empresa pode se beneficiar da Assinatura Digital

A digitalização dos negócios já é uma realidade em diversos segmentos corporativos. Processos que antes eram feitos em papel, precisaram migrar para o digital não mais por uma questão de melhoria, mas por sobrevivência.

No entanto, os recursos e funcionalidades que uma, aparentemente simples, digitalização de documentos pode trazer vai muito além de uma organização visual ou a redução de custos com espaço físico.

A digitalização é a precursora de novos serviços que, de outra forma, não poderiam ser oferecidos, e um deles é a assinatura digital.

Muito se fala nesse termo, mas seus benefícios ainda são pouco explorados.

Nesse artigo, vamos explorar cada uma das funcionalidades que envolve esse conceito.

O que é a Assinatura Digital?

A assinatura digital, apesar do que o termo sugere, não é apenas um nome escrito na tela de um computador ou smartphone. Ela é, na verdade, uma chave individual e criptografada, que substitui uma assinatura comum, com a mesma autenticidade e validade jurídica de uma assinatura feita à mão e autenticada em cartório.

Normalmente, uma assinatura digital exige a vinculação com um certificado digital, que nada mais é do que uma identidade eletrônica concedida por instituições autorizadas, que possui validade de 1 a 3 anos, tanto para empresas como pessoa física.

O principal benefício desse certificado, principalmente para as empresas, é a dispensa da presença física das partes envolvidas no processo. Na prática, uma organização que dispõe de diversos contratos que precisam ser assinados entre um ou mais parceiros, pode contratar o serviço de assinatura digital. Dois exemplos bastante estratégicos são os bancos e as instituições acadêmicas.

Bancos

A Lei 12.682, que trata das operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, posteriormente atualizada para a Lei 13.874, de 2019, estabelece que o documento digitalizado terá o mesmo valor legal que o documento que lhe deu origem, respeitadas as normas do Conselho Monetário Nacional.

Entre as normas, o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.

Para as instituições financeiras, existem duas formas de contrato que incluem a assinatura digital: contratos com inclusão de endosso digital e contratos com inclusão de Formalização da Cédula de Crédito Bancária (CCB).

Os processos com inclusão de endosso, ou seja, transferência de um direito ou uma ação a terceiros, ocorrem, normalmente, entre bancos que vendem as dívidas para uma empresa de cobrança. Nesse caso, os contratos precisam ser endossados; em outras palavras, os deveres sobre aquele documento passam a ser de responsabilidade da outra instituição.

Nesse caso, os contratos são enviados em arquivo físico, para serem digitalizados, ou já no modelo nato-digital. Em seguida, o fornecedor responsável pela digitalização e inclusão da assinatura digital, insere o certificado digital padrão ICP-Brasil já emitido pela empresa ou fornecido por meio de um parceiro.

Após a inserção da chave de assinatura, é realizado o endosso, cujas cópias digitais são disponibilizadas em uma plataforma GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos), que pode ser acessada na nuvem, de qualquer local.

Já os contratos com inclusão de Formalização da Cédula de Crédito Bancária (CCB) trata-se da emissão de títulos de crédito tanto em nome de pessoa física ou jurídica. Nesse caso, a empresa responsável pela digitalização e fornecimento da assinatura eletrônica realiza uma formalização, que seria uma análise administrativa com as regras de negócios definidas pelo banco com validação de conteúdo, insere a assinatura eletrônica por meio do certificado digital e armazena no GED.

Instituições Acadêmicas

Com a portaria 315, publicada pelo MEC em 2020, todas as instituições acadêmicas deverão converter integralmente seus acervos para o formato digital até dia 4 de abril de 2022. Além de eliminar a manipulação de arquivos físicos, a digitalização vai impulsionar a utilização da assinatura digital.

Para incluir a assinatura digital nesses novos documentos, as instituições deverão contar com a certificação digital no padrão ICP Brasil ou, caso não tenha, poderá ser fornecida por parceiros. Todos os acervos serão então indexados em um (GED), que permite a organização e maior controle sobre os arquivos.

Um dos maiores benefícios da assinatura digital para as instituições de ensino é a emissão do diploma/certificado digital, sem que o Reitor e Secretaria Acadêmica precisem assinar os documentos individualmente. Os serviços podem ser oferecidos em lotes ou demandas avulsas.

Outros conceitos que podem se confundir com o serviço de assinatura digital são a assinatura simplificada e a assinatura eletrônica. Abaixo uma breve diferenciação entre os termos:

Assinatura simplificada

Enquanto a assinatura digital exige um Certificado Digital para sua autenticidade, a assinatura eletrônica é válida quando há um acordo entre as partes envolvidas, que reconhecem e validam seu uso, que passa a ser aceito juridicamente. Dessa forma, em transações de baixo risco e relevância, ela pode ser utilizada sem a exigência do certificado ICP-Brasil.

Essa simplificação se tornou essencial durante a pandemia, quando diversos serviços migraram para o atendimento à distância. Assim, formalizações de contratos de crédito, seguros, financiamentos, por exemplo, podem ser concluídos remotamente, com o uso de plataformas especializadas que obedecem às exigências legais para cada transação, sem que o usuário precise estar presente para que o procedimento seja finalizado.

Por se basear em um acordo entre as partes envolvidas no negócio, para ser válida a assinatura eletrônica precisa de evidências desse acordo. Isso varia desde uma cláusula no contrato até um e-mail ou mensagem atestando que o documento pode ser assinado dessa forma.

É importante que informações de data e local da assinatura e nome de quem assinou constem no documento, mas também é possível agregar informações de geolocalização, biometria, IP da máquina usada etc., para garantir a validade do documento.

Diferença entre Assinatura Digital e Eletrônica

A assinatura eletrônica é uma parte da assinatura digital, mas ambas têm significados diferentes. Enquanto uma assinatura eletrônica pode utilizar diversos meios de reconhecimento para garantir que o usuário é quem diz ser, tais como senhas, SMS, códigos, tokens e GPS, a assinatura digital emprega, necessariamente, um conjunto de códigos criptografados que é exclusivo do autor do documento. A modalidade digital requer a emissão de um certificado no padrão ICP-Brasil, por outro lado, a assinatura eletrônica não exige esse recurso.

Ambos os tipos de assinatura possuem validade jurídica, mas a forma eletrônica é comumente utilizada entre contratos destinados a pessoa física, tais como plano de saúde, seguros, admissão, rescisão, compra e venda, entre outras.

Ainda tem dúvidas? Acesse nosso guia e saiba tudo sobre Certificado Digital e os diferentes tipos de assinatura.

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