Conheça 5 erros comuns na gestão de documentos do RH

Conheça 5 erros comuns na gestão de documentos do RH

O papel do RH dentro de uma empresa está cada vez mais estratégico, alinhado aos desafios do negócio. E esse cenário traz novos desafios para o próprio departamento, que precisa implantar eficientes políticas de gestão de documentos do RH, capazes de oferecer mais agilidade e conformidade no dia a dia.

Inon Neves, Vice-Presidente América Latina da Access, destaca que a gestão de documentos do RH é uma questão sensível para todas as empresas, já que existem diversas normas que regulam o seu ciclo de vida. “Alguns documentos, como a guia de Previdência dos empregados, devem ser guardados por 20 ou 30 anos, e quase todos devem ser arquivados no formato original, de acordo com a Lei 8.159 – 9/1/1991, que regula a política nacional de arquivos”.

Evite esses erros na gestão de documentos do RH

Desatualização dos documentos

O maior desafio do RH é conseguir manter os formulários dos colaboradores atualizados com todos os documentos necessários arquivados. Alguns, por exemplo, precisam ser renovados anualmente, e outros, semestralmente. Empresas com muitos funcionários podem ter dificuldades em alterar esses dados nos prazos determinados, e correm o risco de serem penalizadas pela justiça trabalhista.

Não pensar na transformação digital

Uma empresa que não automatiza seus processos está mais propensa a perder documentos sensíveis como, por exemplo, o banco de horas de um funcionário e, consequentemente, ter mais gastos, uma vez que isso pode resultar em multas astronômicas. Além disso, a organização de documentos físicos aumenta os custos, já que é necessário contratar ou deslocar colaboradores para executar essa tarefa.

Perda de documentos

Encontrar um arquivo antigo de um determinado colaborador é uma tarefa que pode demandar muito tempo. À medida que a empresa cresce, a quantidade de documentos aumenta, exigindo uma maior organização. Não ter essas informações armazenadas digitalmente e indexadas de forma eficiente pode acarretar em perda de dados que são importantes para a companhia.

Não ter cópias de segurança

Acidentes acontecem. Por isso, é importante não cometer o erro básico de não fazer cópias de segurança dos documentos. Ao salvar um item no sistema, crie sempre uma segunda versão e coloque no backup. Faça varreduras semanais para se certificar de que não esqueceu de fazer nenhuma cópia de segurança. O seu provedor de serviços de digitalização e gestão de documentos de RH certamente oferece soluções de backup na nuvem.

Não controlar o acesso aos arquivos

O arquivo de cada funcionário contém diversas informações confidenciais, como prontuários médicos. O seu sistema de gestão de documentos de RH deve permitir a implantação de robustas políticas de acesso, com níveis de permissão garantindo que somente pessoas autorizadas tenham acesso a determinadas informações.

Enfrente os desafios

Uma vez que os maiores desafios e erros na gestão de documentos do RH foram avaliados, o próximo passo é identificar como ultrapassar essas barreiras. Siga esses passos indicados por Andrea Palumbo, especialista em RH, e garanta o sucesso da sua política de gestão:

Passo 1 – Revise processos

Revise seus atuais processos de gestão de documentos do RH identificando pontos de melhoria e também os que devem ser atualizados por conta de novas normas, como a entrada em vigor do e-Social.

Passo 2 – Implante e compartilhe melhores práticas

Para uma gestão de documentos do RH consistente, implante melhores práticas e desenvolva um roteiro que deve ser distribuído a todos os funcionários do setor.

Passo 3 – Digitalize os registros dos funcionários

Procure um parceiro que ajude a implantar soluções digitais de gestão de documentos especialmente desenvolvidas para o setor de RH, capazes de automatizar e simplificar fluxos de trabalho; manter os documentos atualizados e fornecer trilha de auditoria, entre outras funcionalidades.