Conheça 5 riscos da má gestão de registros

Conheça 5 riscos da má gestão de registros

Quando se trata de Gestão de Registros e Informações, existem vários riscos associados ao fato de não manter a plataforma de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) atualizada. Ignorar esses riscos pode levar a consequências graves.

Sem uma estratégia de gestão de registros eficiente, é muito fácil ter problemas de comunicação e, principalmente, perda de dados. Ou seja, uma boa estratégia de gestão de registros torna a empresa mais produtiva. Por outro lado, a má gestão pode gerar prejuízos se não for percebida rapidamente.

Causas da má gestão de registros

O primeiro passo para entender se a gestão é ineficiente é responder a algumas questões: Quanto tempo leva para encontrar os documentos que preciso? Consigo encontrar qualquer registro na hora que preciso?

Se a resposta for não para uma dessas questões, e sinal que algo precisa ser feito. Registros desordenados ou desorganizados reduzem drasticamente a produtividade e podem causar problemas jurídicos, com pesadas multas e penalidades.

Várias cópias do mesmo registro

Ter várias versões do mesmo documento, com versões e revisões feitas por funcionários diferentes, torna impossível garantir a atualização correta dos registros de forma a evitar erros nas informações.

Falta de acompanhamento dos períodos de retenção e destruição de registros

Manter o controle em relação aos prazos de retenção e descarte de registros é uma prática recomendável de gestão de registros. Destruí-los antes ou depois do prazo correto também pode render multas ou penalidades.

Backups dos registros

Realizar o backup dos registros é um processo básico para garantir a integridade dos documentos no caso de acidentes ou violação de dados. Apesar disso, também é um processo relegado por muitas empresas. Não é necessário dizer sobra a importância de manter um sistema de armazenamento que garanta o backup.

Quais os riscos da má gestão

Todos os documentos da empresa precisam ser facilmente rastreados, então, ignorar esses riscos é um erro que não deve ser cometido.

Falta de uma estratégia de dados

O primeiro risco concentra-se na qualidade, ou falta de, dos registros. Se não houver uma diligência em relação aos protocolos de gestão de registros, a qualidade é prejudicada. Ou seja, uma boa gestão começa com uma boa captura e armazenamento das informações.

Além disso, se não for possível rastrear esses documentos com eficiência e precisão, controlando as versões e os locais de armazenamento, o risco da gestão se tornar o caos é enorme.

Manuseio incorreto das informações

Sem um RIM forte, até mesmo funcionários confiáveis podem expor a empresa a riscos legais e de conformidade por meio do manuseio incorreto de documentos. Documentos esquecidos na  copiadora ou registros acessados por pessoas sem permissões são erros que podem colocar uma empresa em risco.

Multas e penalidades

Registros médicos, legais e informações pessoais e financeiras exigem a manutenção de uma política sólida de  retenção de documentos, que é a chave para evitar prejuízos, especialmente se os registros forem destruídos fora do prazo correto ou não puderem ser rastreados durante uma auditoria.

Desastres naturais

Inundações e incêndios podem causar estragos em uma empresa, destruindo para sempre documentos armazenados incorretamente. Registros críticos devem ser armazenados em cofres climatizados e em centros de armazenagem profissional e em locais que reduzam riscos ambientais.

Perda de tempo e eficiência

A ineficiência na gestão de registros impacta diretamente no tempo utilizado pelos funcionários para encontrar documentos e, consequentemente, na sua produtividade. Alguns trabalhadores afirmam gastar até 15% de sua semana de trabalho procurando documentos, esse tempo e energia despendidos se somam a outros custos que afetam os resultados financeiros.

A gestão de registros contribui para a empresa se tornar mais eficiente e, assim reduzir custos e melhorar os resultados.  Portanto, é essencial investir em uma solução RIM para controlar os registros e reduzir riscos que afete a eficiência dos negócios.

As soluções Access são projetadas para manter seus documentos seguros, sem prejudicar a acessibilidade, automatizando processos e permitindo atender os clientes com excelência. Entre em contato e conheça nossas soluções.

Entre em contato

A Access cuida das suas informações, independente do formato em que estejam

Sede em São Paulo

Rua do Curtume, 554 – Lapa
CEP: 05065-001
São Paulo / SP

Fone: +55 11 3612-6070

Escolha abaixo um assunto e envie sua mensagem para nós:

  • Solicite um orçamento
  • Trabalhe conosco
  • Seja um fornecedor