Entenda a importância de manter documentos de forma apropriada

Entenda a importância de manter documentos de forma apropriada

Entenda a importância de manter documentos de forma apropriada

Entenda a importância de manter documentos de forma apropriada

A produtividade do seu time pode sofrer quando seu escritório está cheio de caixas de papéis tomando poeira e se desmanchando. Imagine o impacto que a guarda e a gestão de documentos adequada pode ter nos seus resultados de negócio e, especialmente, na sua cultura organizacional.

Veja a seguir como algumas boas práticas de gestão documental podem impactar a produtividade da sua equipe, reduzir custos e garantir mais segurança aos seus processos de negócio:

Evite a perda e a duplicação de informações

Quando você tem mais de um departamento trabalhando em um mesmo documento, suas informações podem ser duplicadas ou mesmo perder sua precisão devido a um grande número de cópias divergentes. Contar com duas ou mais versões totalmente diferentes de uma mesma informação pode ser um grande problema, especialmente no caso das informações financeiras, em que, além da ineficiência, os riscos de compliance podem gerar uma série de prejuízos junto aos investidores.

Garanta mais segurança aos seus dados

É essencial contar com um fornecedor de serviços de gestão documental com expertise nos mais diferentes padrões da indústria para ajudar sua empresa a evitar não conformidades. O PCI-DSS, por exemplo, certifica que a organização segue uma série de exigências definidas pelo Payment Card Industry Security Standards Council para garantir a integridade dos dados.

Um fornecedor adequado de serviços de gestão documental está equipado com sistemas de segurança 24 horas, sistemas de alarme e um sistema completo de proteção contra incêndios. Além disso, um bom fornecedor de serviços de gestão documental vai armazenar seus arquivos em um ambiente seguro e capaz de oferecer backup completo, incluindo redundância e recuperação de desastre, impedindo que qualquer uma de suas informações se percam.

Além disso, ao manter seus documentos de forma apropriada, um serviço de gestão documental também garante que as informações vão ser monitoradas e protegidas até o momento de destruí-las de maneira segura.

Documentos sempre acessíveis não significam apenas aumento na produtividade, mas também uma preocupação maior com suas vulnerabilidades. Independente do fato de você armazenar suas informações em papel ou em cópias digitais, manter backups atualizados em mídias como fitas, CDs e DVDs também ajudam a garantir o rápido restabelecimento dos processos em casos de violações de dados, desastres naturais ou falhas (técnicas ou humanas).

Treine seus funcionários e evite gargalos

Procedimentos completos e bem definidos do caminho que um documento deve percorrer aumentam consideravelmente a produtividade, especialmente se os funcionários precisam usar múltiplas plataformas durante os processos de negócio.

Diante deste cenário, um checklist simples, por exemplo, pode ajudar a garantir que todos estão cumprindo as tarefas necessárias para garantir a precisão das informações, incluindo estágios de escaneamento, edição, execução e assinatura.

Treinar todos os membros do seu time para lidar com essas etapas é essencial para aumentar a produtividade. Todos devem saber como e onde está armazenada cada informação, evitando assim as falhas de comunicação.

Os treinamentos devem garantir o conhecimento de todos os procedimentos e de todo o caminho que a informação deve percorrer durante um processo de negócio. Para isso, as empresas também podem contar com o auxílio de especialistas em gestão documental.

Um serviço de guarda e gestão documental livra sua empresa da necessidade de armazenar documentos internamente, liberando espaço para expandir o negócio, e de ocupar seus funcionários com tarefas de armazenamento e busca de informações.