Guia 2021 para a Gestão Documental

As empresas confiaram em registros e documentos em papel por décadas, e, agora, estão descobrindo que manter milhares de documentos armazenados e disponíveis para consulta ou compartilhamento é um desafio inglório, além de contribuir para aumentar custos e os riscos de perder informações críticas, simplesmente, por não encontrá-las. Isso torna a implementação de uma estratégia de gestão documental imprescindível para o bom andamento dos negócios. 

Claro, em uma nova era para os negócios, cada vez mais digital, o termo transformação digital surge como um letreiro gigantesco para lembrar qual caminho deve ser seguido pelas empresas. E, quando o assunto é gestão de documentos, digitalizar é palavra de ordem. 

E por que um sistema de gestão documental é importante? Estudos mostram que um funcionário perde 40% do seu tempo procurando arquivos em papel, além disso, 20% dos documentos impressos são esquecidos na impressora e, ainda pior, aproximadamente 50% de todos esses documentos impressos são jogados fora no final do dia de trabalho.  

Ou seja, não se trata apenas da eficiência da empresa, mas também do dinheiro jogado fora e do custo ambiental que esse desperdício causa. E, sim, o escritório do futuro é sem papel. 

Um sistema de gestão documental

É um sistema que deve fazer parte de uma estratégia mais robusta de gestão da informação e conformidade, e a transformação digital depende de uma gestão eficiente dos dados da empresa para ser bem-sucedida.  

Além disso, uma solução digital de gestão de documentos traz os recursos fundamentais para garantir aos funcionários o acesso às informações necessárias para que realizem seu trabalho normalmente, ainda mais em tempos de crescimento do trabalho remoto, já que permite o acesso e compartilhamento seguro dos documentos – no caso de soluções baseadas na nuvem –, além de garantir que apenas funcionários autorizados tenham acesso aos documentos, que a recuperação do documento seja mais ágil, com maior segurança contra roubo de dados, deterioração ou perda de documentos, e atendendo às normas de conformidade vigentes. 

Ou seja, um sistema de gestão de documentos não apenas digitaliza os documentos, mas automatiza processos relacionados a esses documentos físicos – papel, e-mail, microfilmes, aplicativos de CRM, relatórios, etc –, indexando o conteúdo para facilitar a pesquisa e para armazená-los corretamente, de forma que permita acesso rápido ao conteúdo e também que atenda às normas de retenção e exclusão.  Dessa forma, os fluxos de trabalho e processos também são automatizados, o que permite que o sistema seja integrado a outras soluções – CRM, ERP. 

Implementação da gestão digital de documentos

Sem um sistema de gestão documental eficiente, os desafios para a implementação de uma estratégia de transformação digital são gigantescos, e o risco de não ser bem-sucedida também é grande.  Assim, algumas práticas podem ser seguidas para evitar contratempos. 

Objetivos claros

O primeiro passo é responder a algumas questões: O que se espera da digitalização dos documentos? A empresa espera otimizar seus processos? Tornar o fluxo de trabalho mais eficiente? Cortar custos? Facilitar acesso remoto? Melhorar a segurança? A partir das respostas é possível entender como a digitalização pode impactar nos processos e no fluxo de trabalho.  

A digitalização traz benefícios óbvios, mas entender como ela irá atender às necessidades da empresa – e quais são essas necessidades – contribui para que a implementação seja bem-sucedida. Com os objetivos claros, o passo seguinte é estabelecer as metas e criar a estratégia que deve ser seguida. 

O que digitalizar

Mais algumas questões podem ser colocadas à mesa: Quais documentos são acessados com frequência? Quais podem ser acessados por quais funcionários? Quais processos podem ser mais beneficiados? O acesso aos documentos é dificultado? 

Com base nessas informações é preciso analisar e selecionar os documentos que serão digitalizados, qual a prioridade de digitalização, e identificar os que têm pouco uso ou estão expirados, mas precisam ser mantidos em arquivo, e quais podem ser destruídos 

Gestão de mudanças

Qualquer iniciativa que esteja voltada para mudar a forma com que as pessoas estão acostumadas a trabalhar pode gerar resistência. Então é importante saber lidar com mais esse desafio e implementar uma abordagem de comunicação transparente que mostre os benefícios que as mudanças podem trazer para o fluxo de trabalho. Essa abordagem precisa levar em consideração os processos e tecnologias em uso pela empresa, o impacto que a transformação deve causar na empresa e nos funcionários diretamente envolvidos nesses processos. 

Escolher a tecnologia certa

Deve-se ter em mente que a tecnologia precisa atender às necessidades  e os objetivos da empresa. Ou seja, precisa estar alinhada às questões levantadas anteriormente. Por exemplo, se a empresa deseja permitir o acesso remoto, e seguro, aos seus documentos, talvez um sistema hospedado na nuvem seja a melhor escolha – além de reduzir custos com infraestrutura física, com licenças de software, implementação e suporte. 

 A solução também precisa permitir que os documentos digitalizados sejam manipulados, com controle de quem os acessou e realizou alterações e que atenda às normas de conformidade e permita sua integração com outros sistemas já utilizados pela empresa. 

Encontrar o parceiro ideal

Claro, a gestão documental pode ser realizada por profissionais da própria empresa, mas contratar um parceiro especializado pode reduzir riscos e tornar todo o processo de gerenciamento mais eficiente. A Access, além de oferecer os serviços de digitalização, também conta com serviços de guarda de documentos, consultoria técnica e ajuda sua empresa a criar novos fluxos de trabalho digitalizados. Entre em contato e saiba como podemos ajudar sua empresa.

Entre em contato

A Access cuida das suas informações, independente do formato em que estejam

Sede em São Paulo

Rua do Curtume, 554 – Lapa
CEP: 05065-001
São Paulo / SP

Fone: +55 11 3612-6070

Escolha abaixo um assunto e envie sua mensagem para nós:

  • Solicite um orçamento
  • Trabalhe conosco
  • Seja um fornecedor
UNIDADE SÃO PAULO

Rua do Curtume, 554 – Lapa
CEP: 05065-001
São Paulo / SP
Fone: +55 11 3612-6070

Nossa missão é evoluir a maneira como o mundo gerencia informação, prestando o melhor serviço.

UNIDADE RIBEIRÃO PRETO

Rua Nájla Bitar Jorge, 255 – Jardim Paschoal Innecchi 
CEP: 14078-740 – Ribeirão Preto – SP

LINKS RÁPIDOS

UNIDADE RIO DE JANERO

Rua Mogi Mirim, 128 e 134 – Benfica
CEP: 20911-900
Rio de Janeiro / RJ
Fone : +55 21 3514-3100

SOLUÇÕES

UNIDADE ITUPEVA

Rod. Vice Prefeito Hermenegildo
Tonolli, 2.777 – Galpão II
CEP:13295-000– Itupeva -SP
Fone: +55 11 4496-5880

UNIDADE CURITIBA

Rua Elias Pedro Saade, 17101- Arujá
CEP: 83020-455– São José dos Pinhais – PR
Fone: +55 41 4063-8667

Desenvolvido pela Intelligenzia