O futuro do escritório exige uma estratégia de trabalho mais flexível e sem papel

Hoje, pensar em um escritório sem papel e mais flexível são ideias possíveis e cada vez mais próximas. Já há tecnologia disponível para essa transformação. Mas, apesar disso, a quantidade de documentos físicos dentro das empresas não para de crescer e a migração para modalidades de trabalho alternativas ainda é lenta – apesar de ter crescido no último ano.  Mesmo assim, algumas tendências devem influenciar a forma com que as pessoas trabalham, os processos utilizados e até mesmo o espaço de trabalho.  

A forma como as pessoas trabalham mudou radicalmente nos últimos meses, equipes remotas e reuniões virtuais se tornaram o ápice dessas mudanças e outras devem vir nos próximos anos, obrigando as empresas a encontrar novas abordagens, mais eficientes, de garantir o melhor ambiente de trabalho para seus funcionários, seja dentro do escritório ou remotamente.  

 

Mais flexível, o co-working se torna uma opção real 

Os avanços tecnológicos e o crescimento da conectividade trouxeram uma questão: será que precisamos trabalhar juntos, em um escritório, para podermos fazer nosso trabalho com eficiência? Não há uma resposta definitiva, mas é necessário perceber que o trabalho flexível ganhou mais destaque e se tornou um benefício que interessa a um número cada vez maior de funcionários.   

À medida que mais empresas abraçam essa modalidade, a configuração tradicional dos escritórios deve mudar, e isso também abre espaço para outro tipo de ambiente de trabalho, os espaços de co-working. Normalmente utilizados por pequenas empresas ou empreendedores, que pagam para utilizar um escritório compartilhado, o co-working deve se tornar ainda mais popular à medida que o modelo “work fromanywhere” (WFA) for incentivado, tornando a necessidade de uma estação de trabalho permanente cada vez menor – e menos importante para o trabalho.  

Mas será que o funcionário está preparado para esse tipo de trabalho, em que ele escolhe o local e seu horário? Não há dúvidas e que o modelo traz muitos benefícios para o colaborador, que ganha flexibilidade para trabalhar de onde desejar, reduzindo a necessidade de deslocamento até um escritório, permitindo um melhor equilíbrio entre o trabalho e vida pessoal. Pelo lado da empresa, a redução de custos é o benefício mais rapidamente notado, mas a possibilidade de contratar novos talentos em outras regiões também precisa ser considerado.  

Entretanto, para que essa mudança cultural e estrutural realmente funcione é preciso vencer desafios de comunicação, compartilhamento de conhecimento, treinamento, segurança de dados e até mudar a forma com que o desempenho, produtividade e engajamento do funcionário é monitorado.  

 

Digitalização impulsiona a colaboração 


O trabalho remoto, flexível, em co-working, só é possível se as informações necessárias para a execução das tarefas puderem ser acessadas por qualquer dispositivo, em qualquer lugarO ideal é reunir todos os dados em um repositório único, via soluções de armazenamento digital, atendendo a necessidade de garantir que as equipes possam conversar e colaborar entre si e tornar a comunicação e os processos mais simples. 

A verdade é que à medida que as empresas buscam novas abordagens para atender a novas modalidades de trabalho e para agregar valor aos seus negócios, inovadores sistemas de gestão de documentos e de armazenamento digital serão cada vez mais necessários para aumentar a resiliência, flexibilidade e agilidade dos processos.  

E com total segurança. Em tempos de LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que ajuda consumidores a se tornarem mais conscientes da importância que seus dados têm, garantir a segurança e privacidade das informações é essencial. Soluções de armazenamento digital contam com robustas políticas de acesso que podem ser customizadas para atender a diversas regras e normas de cada setor.  

 

 

Escritório sem papel precisa entrar na pauta   


As pessoas estão se tornando mais conscientes do impacto que têm na saúde do planeta. Consumidores e funcionários pressionam suas empresas para se tornarem mais sustentáveis e responsáveis. De acordo com o GreenBiz, 40% das empresas afirmaram tomar medidas para se tornarem mais verdes, e isso significa reduzir a quantidade de plásticos, resíduos e, também, o uso de papel. Assim, o conceito de escritório sem papel vem ganhando espaço, e não apenas para atender às pressões externas relacionadas à sustentabilidade, mas também para reduzir custos e garantir o acesso às informações da empresa para funcionários remotos.  

De acordo com o The World Counts, papeis significam 26% do total de resíduos nos aterros e 50% de todos os resíduos das empresas são compostos por papel. E a tecnologia atual já permite que as empresas assumam uma estratégia de escritório sem papel sem prejuízo para seus negócios, e isso significa reduzir a impressão de documentos e não tirar ainda mais cópias do que já está impresso, além de investir em uma solução de gestão de documentos.  

A adoção do escritório sem papel exige mudanças organizacionais, tecnológicas e, também, culturais, mas são necessárias para garantir a satisfação dos funcionários e clientes. Processos precisam ser revistos para garantir mais eficiência no uso de papel – em relação ao que é impresso, copiado e armazenado – e para preparar a empresa para o futuro.  

A Access pode te ajudar nesses desafios. Nossas soluções de gestão e guarda de documentos garantem o fácil acesso a informações essenciais para que seus funcionários possam trabalhar de qualquer lugar e para a implementação de um escritório sem papel. Fale conosco e conheça nossas soluções.  

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