O que pequenas e médias empresas precisam saber sobre gestão documental

O que pequenas e médias empresas precisam saber sobre gestão documental

A 13ª edição da pesquisa “As PMEs que mais crescem no Brasil”, elaborada pela consultoria Deloitte e divulgada em 2018, aponta que as melhores colocadas no ranking vêm realizando mais investimentos em softwares na busca por inovação e eficiência. E também estão adaptando processos e sistemas às novas condições do mercado, estratégia onde se encaixam soluções de gestão de documentos para PME. Entre as empresas pesquisadas, para 28% a digitalização dos processos operacionais é uma das prioridades de investimentos até 2020.

Mas essa jornada de conformidade na gestão de documentos para PME, claro, traz dúvidas e desafios para o segmento, e muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre a importância de implantar melhores práticas, mesmo se dando conta de que o aumento do volume de arquivos documentais, em diversos formatos, acompanha o crescimento do negócio.

Um primeiro ponto que ainda não estava sendo levado muito em consideração pelos empresários do segmento PME é que eles são um alvo bem atrativo para os hackers, exatamente por conta de sua capacidade limitada de proteção. Felizmente, os analistas da Deloitte indicam que agora 62% dos entrevistados já estão atentos ao risco de ameaças cibernéticas, já que, segundo a organização norte-americana National Cyber Security Alliance 60% dos pequenos negócios fecham suas portas seis meses após um ataque.

Por conta disso, é preciso investir em proteção e protocolos, mostrando a importância e como cada funcionário deve compartilhar informações de forma segura, e também rastreando o ciclo de vida de cada arquivo. Nesse cenário é que a entra a estratégia de gestão de documentos para PME, armazenando e gerenciando arquivos de forma organizada, com regras de acesso baseadas na criticidade das informações, com senhas e permissões que garantam a conformidade com normas trabalhistas e novas regras sobre privacidade dos dados, por exemplo.

Não sobrecarregue sua equipe

Outro ponto que muitas vezes não é levado em consideração pelos líderes de negócio é a complexidade que envolve a gestão documental, mesmo que o volume de arquivos são seja “muito alto”. Pequenas e médias empresas não contam com um grande quadro de funcionários, claro, e será que vale a pena ocupar o tempo de sua equipe procurando uma informação em meio a dezenas de documentos ou mesmo gerenciando o seu ciclo de vida?

Com a correta estratégia de gestão documental, os arquivos físicos são transferidos para formatos digitais, e indexados, o que permite gerenciar, localizar e recuperar as informações com agilidade e segurança, economizando tempo, dinheiro e espaço.

Com soluções especificamente desenvolvidas para a gestão de documentos para PME, não é preciso guardar papéis indefinidamente em salas de arquivo morto. A partir do momento em que começa o processo de digitalização, começa o gerenciamento do ciclo de vida das informações, e o descarte seguro programado, evitando sua exposição em caso de violação de dados ou litígio.

Determine responsabilidades

Todos os funcionários devem estar engajados na estratégia de gestão de documentos para PME, mas é preciso ter uma pessoa responsável pela avaliação do programa, analisando a sua eficácia e propondo melhorias conforme mais processos forem sendo digitalizados e automatizados.

Seria algo como um “gerente de registros”, dedicado, entre outras funções, a ajudá-lo a auditar seus registros e desenvolver uma estratégia abrangente para criar, gerenciar e destruir suas informações.

Os maiores desafios do segmento PME

Os analistas da Deloitte apontam quais são, no geral, os maiores desafios enfrentados pelos PMEs. A solução para todos os desafios listados abaixo começa com a capacidade de entender as informações que circulam pela empresa, as transformando em insights. E tudo parte de uma boa estratégia de gestão de documentos para PME.

Treinamento para a economia digital
Investimento em salários, benefícios e treinamentos como prioridade dos próximos três anos; medidas, apesar de concretas e importantes, ainda carecem de maior formalização

Inovação pragmática
Mesmo em um ambiente de recursos escassos, as PMEs continuam investindo em inovação com foco em eficiência e acompanhamento da tecnologia; contudo, há um caminho a percorrer na adoção de uma estratégia formal de inovação

Geração de receitas em foco
Depois de cortarem custos, a prioridade se tornou o aumento das receitas, seja por meio de investimentos em gestão de vendas, expansão geográfica ou aquisições

Operação resgate ao cliente
Entre as ações para manter a trajetória de crescimento até 2020, as PMEs identificaram que ampliar a carteira de clientes é a mais efetiva; a centralidade do consumidor na estratégia das empresas ganha espaço

Indústria 4.0, um mistério
A digitalização dos processos operacionais está no radar, mas ainda não é um investimento prioritário; há um certo desconhecimento de parte das PMEs sobre esse tema

No caminho para aprimorar a governança
Entre as prioridades de investimentos futuros, pouco foram lembrados a definição de estruturas de governança e o gerenciamento de riscos; no entanto, aspectos envolvendo controles e gestão de riscos figuram entre as maiores preocupações

Conte com a expertise da Access para encontrar a estratégia de gestão de documentos para PME que melhor se adequa ao seu negócio, abrindo espaço para que todos possam se concentrar nas principais decisões que vão gerar vantagem competitiva.