Pesquisa Access: o impacto da pandemia na gestão de documentos

O que a pandemia nos ensinou sobre serviços gerenciados e gestão de registros e informações? Desde o começo da pandemia, a maioria das empresas em todo o mundo teve que se adaptar rapidamente para atender às crescentes necessidades e exigências dos clientes. Além disso, tiveram, também, que migrar seus funcionários para modelos de trabalho híbridos e remotos.  

O resultado não foi nenhuma surpresa: a digitalização se tornou uma prioridade chave para os negócios por ajudar a habilitar e agilizar o acesso fácil, seguro e conveniente às informações por toda a empresa. E a facilidade de acesso aos registros e a segurança da informação estão no topo da lista de prioridades atualmente. 

Entretanto, outras alterações na gestão de registros e informações são inevitáveis, pois os funcionários precisam de acesso remoto à documentação. Restrições de orçamento e pessoal, junto com o desvio de vencer a resistência natural às mudanças, também são preocupações importantes à medida que as empresas se ajustam a esse novo normal. 

Compreendendo o impacto

Para entender a extensão de como essas mudanças afetaram a indústria, a Access convidou alguns profissionais, incluindo membros da associação para profissionais de gestão da informação e governança da informação (dos EUA), para participar de uma pesquisa. As respostas nos ajudaram a entender melhor, e validar, as tendências emergentes e os desafios, prioridades e mudanças esperadas pela indústria.  332 profissionais responderam à pesquisa cobrindo um amplo espectro de funções e responsabilidades nos vários tópicos. 

Para 44% dos entrevistados, a mudança do uso de papel para o digital é considerado o maior desafio para os próximos 12 a 24 meses.  

 O próximo take-away que se destaca diz respeito aos principais impedimentos para alcançar novas metas. É fácil perceber que as resposta foram bem divididas entre “Resistencia à Mudança” – citada por 46% dos entrevistados como um grande impedimento para atingir as metas – e “Restrições Orçamentárias”, embora “Equipe Insuficiente” tenha aparecido em terceiro lugar. 

Finalmente, a terceira conclusão interessante que a pesquisa entregou mostra que os entrevistados esperam que certas mudanças, que mostramos abaixo, aconteçam em um mundo pós-pandemia.  

13% dos entrevistados esperam aumentar os serviços de gerenciamento de programação de retenção na nuvem. 

Serviços gerenciados terceirizados

Além de cobrir os principais desafios da gestão de informações, impedimentos para alcançar metas e as mudanças esperadas, a pesquisa também explorou a ideia de aproveitar os serviços terceirizados como uma opção inteligente e viável em um novo normal. 

 O fato é que as empresas que buscam terceirizar sua gestão de documentos e informações para um especialista em serviços gerenciados irão acelerar seu processo de transformação digital. Os serviços gerenciados continuam sendo uma ótima opção para as empresas reduzirem a resistência à digitalização de registros, são uma solução econômica para oferecer suporte a ambientes de trabalho híbridos e ajudam as empresas a se tornarem mais eficientes e produtivas. Ao terceirizar tarefas administrativas, os funcionários podem se concentrar em tarefas de maior valor, contribuindo ativamente para o sucesso dos negócios.  

Em resumo, os resultados da pesquisa indicam que uma mudança está em andamento no mundo tradicionalmente lento dos registros físicos e do gerenciamento de informações.  A pandemia global parece ser um catalisador que finalmente levará as empresas a implementarem mudanças que as ajudem a atingir as metas de transformação digital identificadas há mais de uma década. 

Para ler o relatório “O que a pandemia nos ensinou sobre serviços gerenciados e gestão de registros e informações”, e a análise na integra, clique aqui. 

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