Saiba como medir e maximizar a eficiência do RH

As equipes de RH estão no centro do desenvolvimento e compartilhamento da cultura corporativa, contratando funcionários que se encaixam em fluxos de trabalho ágeis e liderando programas e iniciativas que levam a uma maior produtividade e um maior impacto social. Mas uma pesquisa recente realizada pelo HR.com e pelo HR Research Institute revelou que 71% dos profissionais de RH apontam que quase metade do tempo do departamento é gasto com tarefas administrativas, o que afeta diretamente a produtividade.

No Brasil, uma pesquisa da consultoria Betania Tanure Associados aponta que os profissionais indicam que até 30% de seu dia de trabalho é gasto com tarefas improdutivas, o que chega a representar cerca de um dia por semana. A mesma pesquisa mostra que o excesso de reuniões é apontado como agravante da má gestão e muitos consideram que, no geral, os objetivos não são alcançados. Por outro lado, com a tecnologia de gestão de documentos como aliada, em muitos processos-chave a automação e a consequente otimização de processos podem reduzir os custos entre 35%-46%, segundo a consultoria PwC.

Como medir a eficiência de RH

Medir a eficiência da sua equipe de RH é o primeiro passo na transição para um departamento mais estratégico. Se o RH estiver atolado em papelada ou em constante corrida para manter a conformidade, os membros da equipe não terão tempo para o trabalho focado nas pessoas, o que causa o maior impacto positivo.

Embora a análise da eficiência de um RH por meio de uma visão analítica possa levar tempo, ela irá melhorar os processos e identificará oportunidades de economia de tempo que atuam como soluções de longo prazo.

Siga estas etapas para medir a eficiência da sua equipe de RH:

Etapa 1: defina os KPIs do seu departamento

Se o seu departamento de RH não possui indicadores-chave de desempenho em um formato documentado, agora é a hora de pensar seriamente sobre o que torna sua equipe bem-sucedida. É difícil medir a eficiência sem ter um roteiro básico estabelecido. Ao começar com seus objetivos gerais, você poderá identificar claramente quais funções do departamento contribuem para esses objetivos e quais são puramente administrativas.

Etapa 2: faça uma auditoria dos seus fluxos de trabalho de RH

Você sabe quanto tempo sua equipe gasta controlando a papelada? E o treinamento dos funcionários? Se você não souber o tempo médio gasto em determinadas tarefas, é impossível melhorar o gerenciamento de tempo e maximizar a eficiência. Faça com que sua equipe relate com precisão o tempo gasto em tarefas administrativas, como acompanhar os candidatos, atualizar os arquivos de pessoal e manter a conformidade com os documentos dos funcionários. Audite quanto tempo sua equipe gasta na integração e treinamento de funcionários, realizando pesquisas de talentos e criando programas que beneficiam a satisfação e retenção de funcionários. A revisão e a compreensão da divisão do tempo de todos esses processos revelarão áreas de oportunidade para aumentar a eficiência e mudar o foco para iniciativas mais estratégicas.

Como melhorar a eficiência de RH

Depois de auditar e entender pontos fortes e pontos fracos da sua equipe, é hora de encontrar soluções para melhorias. Seguir estas etapas pode ajudar:

Etapa 1: automatizar processos

A tecnologia no campo de RH já percorreu um longo caminho e são muitas as ferramentas de automação que ajudam as equipes a reduzir tarefas administrativas e papelada. Aproveite softwares como sistemas de informação de recursos humanos (HRIS), e também sistemas de gestão de documentos desenvolvidos e customizados para as suas necessidades, como os oferecidos pela Access, para otimizar as práticas de RH transacionais e liberar o tempo da sua equipe.

Etapa 2: avaliar como você está usando ferramentas e tecnologia

Se você já possui sistemas e softwares de gestão, reserve um tempo para revisar como os utiliza em seus fluxos de trabalho atuais. Você os está usando para a melhor vantagem de sua equipe? Avalie se existem maneiras de maximizar suas ferramentas. Se você não souber se o sistema pode realizar o que você espera, entre em contato com um representante do fornecedor para fornecer uma atualização sobre os recursos da ferramenta.

Etapa 3: ajudar a identificar e resolver os pontos problemáticos

O RH é a ponte entre a gerência de nível superior e os funcionários da empresa. Uma vez que sua equipe está livre do trabalho administrativo, é possível ter conversas com gerentes, diretores e executivos sobre o que eles consideram pontos problemáticos em seus próprios departamentos e dentro da empresa como um todo. Quando esses pontos problemáticos são conhecidos, o RH pode trabalhar dentro da organização para estabelecer sistemas, processos e estratégias para aliviar alguns desses pontos fracos, maximizando a eficiência em toda a empresa.

Etapa 4: defender o que você precisa

Os líderes de RH que nunca discutem suas necessidades com os executivos da empresa e não comprovam os benefícios de investir em inovadoras tecnologias, continuarão lutando para realizar seus trabalhos com eficiência.

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