Saiba quais são os três primeiros passos para dar início à transformação digital na gestão de documentos

Saiba quais são os três primeiros passos para dar início à transformação digital na gestão de documentos

A jornada em direção à Indústria 4.0 é inevitável e a transformação digital na gestão de documentos traz a oportunidade de modernizar a gestão, simplificar e automatizar processos e eliminar metodologias que já se tornaram desnecessárias.

Para analistas da Deloitte, agora cabe às empresas investirem nessa nova realidade por meio de automação e tecnologias disruptivas. Esse movimento cria uma nova realidade digital, alterando padrões de produção e de operação, e com impactos nas relações de trabalho, na economia e na sociedade.

E quando falamos em relações de trabalho, pensamos logo no papel do RH nessa transformação digital e nesse novo modelo de produção. O cenário digital depende da automação de tarefas, que é em boa parte baseada na transformação digital na gestão de documentos. Segundo o coach Marco Ornellas, não é possível vencer os desafios do RH na Indústria 4.0 em moldes obsoletos. “Com as mudanças geradas pela transformação digital e pela adoção de novos modelos de negócio, as políticas, programas e ferramentas nas quais os profissionais de RH se apoiavam não são mais suficientes. As práticas do RH de hoje, predominantemente burocráticas, não são capazes de responder aos desafios atuais das empresas, muito menos aos desafios do futuro”.

 

Como embarcar na jornada de transformação digital

Definir objetivos é fundamental para o sucesso da transformação digital na gestão de documentos, envolvendo todos os setores da empresa na digitalização dos processos, com foco em pessoas, trabalho e plataformas. Esse novo modelo de manufatura é o ponto de partida para a adoção de tecnologias mais complexas, como Internet das Coisas e Inteligência Artificial.

O primeiro passo da jornada de transformação digital na gestão de documentos deve ser a correta digitalização de processos básicos. No RH, por exemplo, a digitalização pode começar com os processos de seleção e recrutamento, folha de pagamento, entre outros, cujos arquivos ocupam muito espaço físico e a sua organização demanda muito tempo dos funcionários do setor.

Para se ter uma ideia do tempo gasto na gestão manual de documentos, um estudo da consultoria PwC aponta que a busca por documentos consome cerca de 20% do tempo dos funcionários. Então, na verdade, não adianta apenas digitalizar os arquivos. É preciso implantar sistemas de indexação e de busca, presentes em inovadores softwares de gestão de documentos, de modo a que eles possam ser rapidamente encontrados e acessados.

Por isso, o segundo passo é implantar políticas robustas de governança dos dados. Durante a digitalização, cada documento ganha uma identidade – indexação – que possibilita o acesso rápido e preciso. Nessa etapa, é preciso definir padrões para a aplicação de metadados garantindo que a indexação será a mesma para os documentos já existentes e também para os que forem posteriormente incorporados à solução de gestão de documentos. O objetivo é automatizar a atribuição de identidades, garantindo que a governança dos dados seja comum a todos os departamentos da empresa.

E, finalmente, selecione uma solução de software capaz de suportar todas as etapas da sua transformação digital na gestão de documentos, automatizando e aumentando a eficiência dos processos, e ao mesmo tempo reduzindo custos e riscos. Lembre-se de que em 2020 entra em vigor a nova Lei de Proteção de Dados Pessoais (LGDP), que impõe uma série de normas para guarda e manipulação de dados. Mais um desafio para a transformação digital na gestão de documentos em áreas que lidam com dados sensíveis, como RH, financeira e jurídica, por exemplo.

Por isso, a solução de gestão de documentos deve oferecer, além de fácil acesso a pessoas autorizadas, políticas de segurança com senhas e permissões de acesso robustas, controle sobre edição, impressão e download de documentos, controle de versões e também uma trilha de auditoria.

Então, que tal começar a pensar no futuro e investir na transformação digital na gestão de documentos?