Sua gestão de documentos físicos é consistente?

No passado, realizar a gestão de registros se resumia a organizar documentos em papel seguindo alguma lógica que podia variar de acordo com a empresa e seu segmento de atuação. Hoje a boa parte desses documentos já foi digitalizada, mas ainda há muito papel pelos escritórios, e isso exige que as empresas gerenciem de maneira consistente tanto os registros digitais como os físicos.

Da mesma forma que a gestão eficiente e eficaz dos documentos impacta positivamente nos negócios, a gestão incorreta resulta em perda de documentos, funcionários frustrados por não encontrar a informação que precisam e o fluxo de trabalho pode se tornar confuso. Ou seja, a gestão ineficiente causa um stress totalmente desnecessário aos funcionários.

Além do stress e documentos perdidos, outros problemas podem aparecer com o tempo: espaço utilizado para o armazenamento, o tempo para organizar esses documentos e o compartilhamento da informação.

Como melhorar a eficiência

O primeiro passo para qualquer projeto é determinar quais as necessidades da empresa e entender o que é preciso para essas necessidades serem atendidas, E, sim, essa é fase mais importante, pois é a partir dela que será possível construir uma estratégia de gestão robusta e eficiente.

Então, que tipo de mídia deve ser armazenada? Documentos em papel, pastas de arquivos, CDs e DVDs, microfilmes? Uma combinação deles? Todos eles?

Com base nessas informações, é preciso calcular qual a capacidade de armazenamento necessária para a guarda dos registros já existentes e para garantir a guarda dos registros futuros.

O segundo passo é mapear o fluxo de trabalho para saber quais funcionários podem criar esses registros e quem pode acessá-los. Aqui é essencial criar uma estratégia de segurança que considere quais registros precisam ser protegidos e acessados unicamente por usuários autorizados, quais os regulamentos e regras de conformidade que precisam ser respeitadas – a LGPD também se aplica a documentos físicos – e conhecer os possíveis problema de segurança na infraestrutura que devem receber uma atenção maior – será que a empresa está preparada para o caso de ocorrer uma inundação ou incêndio? Ou seja, é preciso ter um plano de contingência para evitar possíveis riscos.

Quais são os recursos disponíveis?

Antes de contratar novos funcionários, construir um novo depósito ou criar uma estratégia de gestão, é fundamental conhecer os recursos já disponíveis, principalmente se a empresa optar por armazenar os registros internamente.

Então, deve-se determinar o espaço físico para o armazenamento dos documentos e mídias e examinar sistemas de armazenamento projetados para maximizar o espaço, como equipamentos empilháveis e estantes móveis. Da mesma forma, é importante analisar quais sistemas já utilizados pela empresa podem ser mantidos e adaptados.

Tendo em mente as necessidades da empresa e os recursos disponíveis, os custos para tornar a gestão de registos mais eficientes precisam ser analisados, apenas os equipamentos usados para o armazenamento podem chegar a 15% dos custos. Então, o que considerar para avaliar o ROI?

Apesar de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e registros (EDRMS) facilitar a coleta de dados, se a empresa não determinar quais métricas devem ser monitoradas e analisadas, o sistema, sozinho não vai resolver o desafio. Além disso, não há um conjunto de métricas padronizadas para medir o desempenho da gestão de registros, então, as métricas precisam ser determinadas de acordo com os objetivos da empresa que pode ser: reduzir os custos e o tempo na busca pelo documento, aumentar a produtividade e melhorar os fluxos de trabalho e até melhorar o atendimento ao cliente.

Assim, definidos os objetivos, é preciso que essas informações sejam relevantes, que seja possível mensurar seu sucesso e que, obviamente, esses objetivos sejam realistas. Isso resolvido chega o momento de determinar as KPIs para cada um dos objetivos e começar a coletar os dados que serão analisados.

As empresas, atualmente, ainda têm uma quantidade significativa de documentos físicos que precisam ser gerenciados, organizados e armazenados corretamente. E, a menos que sua empresa esteja preparada para realizar essa gestão com eficiência e segurança, o melhor caminho é buscar apoio de um parceiro especializado na guarda e gestão de documentos, como a Access. Entre em contato e conheça nossos serviços.

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