Transformação Digital: Quais são as apostas para o sucesso?

Não faz muito tempo, a quantidade de papel no escritório era absurda – ainda é em muitas empresas -, com grandes armários de arquivo. E isso não era um grande problema para as empresas, afinal, a quantidade de informações era ínfima perto do que acontece em um escritório moderno. 

Hoje, as empresas lidam com um número enorme de informações no dia a dia de trabalho e precisam ter acesso rápido a esses documentos para atender as demandas de clientes e dos negócios. Assim, abordagens tradicionais de gestão de documentos físicos já não são eficientes, exigindo a adoção de novas tecnologias para tornar essas tarefas mais ágeis e inteligentes.

Acesso rápido às informações

O ritmo frenético do mundo moderno está redesenhando a forma com que as empresas trabalham e as pessoas se relacionam. Hoje, todos esperam por respostas rápidas para suas indagações e isso exige que o acesso aos documentos seja feito na mesma velocidade. Ou seja, a empresas precisam adotar uma nova abordagem, baseada em novas tecnologias para tornar processos mais eficientes. 

Adotar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) pode ajudar a simplificar e trazer mais agilidade ao acesso aos documentos  que podem ser recuperados sempre que for necessário. 

Maior acessibilidade

Soluções de gestão documental modernas permitem que apenas usuários autorizados tenham acesso aos documentos. O gerenciamento de identidade e acesso (IAM) garante que apenas esse usuário possa acessar, alterar ou imprimir determinado documento proporcionando maior visibilidade em um storage sobre os documentos e, assim, evitar que sejam extraviados ou até mesmo roubados. 

Maior segurança

Qualquer armazenamento de documentos, sejam físicos ou digitais, envolve riscos de segurança. Entretanto, esse risco é reduzido pelo uso de soluções de gestão de documentos, que oferecem protocolos de segurança atualizados, automatizando processos e tornando seu gerenciamento mais simples. 

Compartilhamento de documentos

Uma solução de gestão de documentos permite que as informações sejam compartilhadas mais rapidamente, por meio de um simples clique, e exigindo que todos os departamentos mantenham sempre suas informações atualizadas para evitar problemas. Ou seja, qualquer alteração nos documentos é registrada para manter o controle. 

Redução de custos

Boa parte das soluções de gestão de documentos estão hospedadas em um storage, isso garante aos funcionários acesso às informações a qualquer momento, de qualquer lugar. Exatamente por estar em um storage, o custo para seu uso é reduzido, já que não há a necessidade de comprar licenças ou hardware. Além de reduzir o espaço necessário para o armazenamento físico dos documentos. 

Sua empresa está preparada?

Nem toda empresa está realmente preparada para embarcar em uma jornada de transformação digital que elimine o uso de papel no escritório, para isso algumas práticas devem ser seguidas para tornar a estratégia eficaz. 

Alinhamento interno

É fundamental que todos na empresa – executivos, gestores e demais funcionários – apoiem a iniciativa, afinal, processos serão modificados ou eliminados. Manter um dialogo transparente, mostrando os benefícios que a transformação trará para  a empresa, é essencial para que o projeto seja bem-sucedido. 

Entendendo o contexto do negócio

Antes de digitalizar todos os documentos, é necessário analisar a legislação vigente, entender os tipos de documentos em poder da empresa e ter em mente que cada documento pode seguir normas de conformidade diferentes, com prazos de retenção distintos e, com base nessas informações, classificá-los para garantir sua conformidade no futuro. 

Metas e objetivos

Quais os objetivos da implementação de uma estratégia de transformação digital? Sem entender claramente o que se espera da tecnologia, o risco de algo dar errado é muito grande. Portanto, mais uma vez, o diálogo entre todos na empresa é fundamental para entender o que cada um espera e para detalhar os benefícios da digitalização de documentos. Com essas informações, é possível criar um escopo do projeto e listar os recursos necessários para sua implementação e gerenciar com eficiência o orçamento que será utilizado. 

A gestão de documentos não é uma tarefa simples, mas é possível torná-la mais leve com a adoção de abordagens e tecnologias inovadoras. E a Access pode te ajudar nessa jornada. Saiba como. 

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